Kan organisationer lära mitt i en kris?

13 december 2017

Organisationer har länge analyserats som om de kunde likställas med individer. De har en kultur, de kan lära sig saker och de kan bete sig på olika sätt. Men hur långt kan denna analogi sträckas? Vilka typer av organisatorisk kognition kan vi föreställa oss? Och vilka fördelar kan vi få genom att införa nya perspektiv?

I sin doktorsavhandling undersöker Mats Koraeus om organisationer som har till uppgift att veta hur man hanterar det oväntade också kan lära mitt i en kris.

Det finns ofta en medvetenhet i organisationer om pyrande konflikter och om att de snabbt kan eskalera, trots detta kommer kriser ironiskt nog ofta som en blixt från klar himmel. I ett försök att förstå detta dilemma har Mats Koraeus studerat forskning både inom kunskapshantering och inom krishantering.

Till att börja med fanns inte mycket som talade för att inlärning under kris är möjlig för en organisation. Waco belägringen 1993 bekräftade detta första intryck. Men i efterföljande undersökningar upptäckte Koraeus Montana Freeman-fallet, som trots den spektakulära situationen knappt kunde anses vara en kris alls.

Tsunamikatastrofen i Sydostasien 2004 drabbade många svenskar och hade en betydande inverkan på krishanteringssystemet, vilket ledde till dramatiska reformer. Så när det under 2006 blev aktuellt att evakuera svenska medborgare från kriget i Libanon var det återigen svenska utrikesdepartementet som skulle hjälpa nödställda medborgare i utlandet i. Faktum är att Tsunami-kommissionen hänvisade till situationen i Libanon och uppmanade ytterligare undersökningar av dess hantering för att se om några förbättringar hade gjorts sedan tsunamikatastrofen. Att dessa två händelser inträffade nära varandra i tiden och hanterades av samma aktörer, gav en optimal möjlighet för jämförande forskning.

"Det finns mycket lite litteratur om framgångsrika krishanteringsfall eller så kallade icke-kriser, det vill säga kriser som undviks genom god förvaltning. Men dessa två jämförelsepar visar hur det skulle kunna se ut, säger Mats Koraeus.

Identifiera gemensamma nämnare för framgångsrik krishantering

Vid sina studier av de två jämförelseparen kunde Koraeus identifiera ett antal gemensamma nämnare för framgångsrik krishantering.

– Först och främst måste du förstå problemet. Om du inte kan det måste du veta vem som kan hjälpa dig med den kunskap du behöver för att förstå," säger Koraeus.

– Sedan måste du, efter att ha identifierat dina begränsningar och behov, hitta ett sätt att åtgärda dessa luckor genom att bygga ett kunskapsnätverk. Att veta vem som vet vad och att ställa rätt frågor till rätt personer. Med högsta sannolikhet finns det någon där ute som faktiskt har behandlat exakta samma problem, forsätter Koraeus.

Problemdefinition

På många sätt upplevdes evakueringen av svenska medborgare från det krigshärjade Libanon som framgångsrik, trots att den inte genomfördes på bästa möjliga sätt. Det berodde på att problemet definierades på ett sätt som framställde utrikesdepartementet som en aktiv aktör i situationen. Trots att den operativa delen egentligen hanterades tvivelaktigt var det en politisk framgång. I USA:s fall med Montana Freeman-dödläget kunde FBI definiera situationen och undvika en fullskalig kris genom att framgångsrikt förändra den uppfattade tidspressen och därmed eliminera behovet av att akut lösa problemen.

Öppenhet kontra slutenhet

En avgörande faktor för att skapa en organisationskultur som bidrar till framgångsrik hantering av kriser är förmågan att ställa svåra frågor, att ifrågasätta egna handlingar, att tolerera tvivel och att låta alternativa röster höras. Koraeus kategoriserar detta som öppenhet kontra slutenhet. Ju mer öppet en organisation kan acceptera osäkerhetens natur och omfamna nya processer, färdighetssätt och nätverk för att hantera osäkerhet, desto mer sannolikt att en organisation kommer att kunna lära.

Avhandlingen visar att organisationer kan påvisa symtom på stress, som att sluta sig mot omvärlden och vara oemottagliga för extern påverkan. De återvänder till det som är välbekant och tryggt, de har skygglappar för att dölja allt som inte passar in, och detta ofta i situationer där de bäst skulle tjäna på att vara så öppna och mottagliga som möjligt.

Att förstå organisationers beteende

Med hjälp av en organisatorisk beteendemodell har Koraeus undersökt de två jämförande paren - två framgångshistorier och två katastrofala misslyckanden - för att undersöka mönster av organisatorisk kognition.

Genom att jämföra och studera FBI:s misslyckande under Waco-belägringen 1993 med dess efterföljande framgång under Montana Freemen-dödläget 1996, och det svenska utrikesdepartementets hantering av tsunamikatastrofen 2004 och evakueringen från kriget i Libanon 2006, framträder ett mönster. Vissa typer av kunskaper visade sig vara nyckeln till att hålla organisationen öppen, lyhörd och dynamisk såsom krisen kräver. Kunskap som kan användas både före en kris, för att mildra eller till och med avvärja det annalkande kaoset, och under en kris för att hantera den osäkerhet och tidspress som är endemiskt för sådana situationer.

"Stressing Knowledge: Organisational closed-ness and knowledge acquisition under pressure"

Mats Koraeus försvarade framgångsrikt sin avhandling "Stressing Knowledge: Organizational closed-ness and knowledge acquisition under pressure" den 4 december 2017 vid institutionen för statsvetenskap, Institute for Management Research, Radboud University Nijmegen i Nederländerna.

Kontakt:

Mats Koraeus
Senior analytiker
Institutionen för säkerhet, strategi och ledarskap, Centrum för totalförsvar och samhällets säkerhet , [Missing text /templates/netr/person/cena for sv]

Mats.Koraeus [at] fhs.se