Hur ledare formulerar problem kan avgöra om förändring blir möjlig

När ledare formulerar ett problem som komplext och öppet för flera möjliga svar skapas större utrymme för nya lösningar. Om problemet i stället framställs som tekniskt, med ett tydligt svar, försöker organisationer ofta snabbt skapa ordning – vilket kan bromsa förändring. Det visar ny forskning från Försvarshögskolan om ledarskap i förändringsprocesser inom vård och omsorg.

– Hur ett problem beskrivs och formuleras påverkar vilka lösningar som överhuvudtaget blir möjliga att tänka sig, säger Yashar Mahmud, lektor i ledarskap och ledning vid Försvarshögskolan.

Forskarna har följt ett projekt om kompetensförsörjning i en medelstor svensk kommun. Bakgrunden är en växande oro för personalbrist inom vård och omsorg. Behovet av personal i äldreomsorgen väntas öka kraftigt de kommande åren, samtidigt som antalet personer i arbetsför ålder ökar betydligt långsammare.

– Många offentliga organisationer står inför komplexa utmaningar. Då räcker det sällan med färdiga lösningar.

– Att hantera angelägna systemutmaningar kräver att vi omprövar hur vi leder förändringsprocesser. Vår studie visar både vad som kan möjliggöra förändring och vad som kan riskera att stoppa den, fortsätter han.

Öppna frågor gav nya idéer

I projektets idéfas formulerade projektledningen utmaningen som en öppen fråga. Det fick personal och projektledare att börja diskutera hur arbetet faktiskt utförs i vardagen.

– När människor får stanna upp och reflektera över sitt arbete kan sådant som tidigare varit självklart börja ifrågasättas. Då kan nya idéer växa fram.

Samtidigt visar studien att vissa idéer aldrig nådde organisationen. Projektledare valde ibland bort förslag eftersom de trodde att de skulle vara för svåra att genomföra.

– Vi såg att idéer ibland stoppas redan innan de presenteras för organisationens ledning. Man antar att organisationen ändå inte kommer att acceptera dem.

Svårare när idéerna ska genomföras

Att testa idéer i ett projekt är en sak. Att införa dem brett i en organisation är något annat. När projektet skulle gå vidare mot genomförande mötte idéerna verksamhetens vardag. Befintliga scheman, bemanning, strukturer och resurser gjorde förändringar svårare.

– Det som fungerar i ett mindre projekt kan bli betydligt mer komplicerat när det ska införas i en organisation med tusentals anställda.

I flera fall ifrågasattes förändringarna när de skulle genomföras.

Chefer i verksamheten behöver vara med från början

En viktig lärdom från studien är att operativa chefer från olika avdelningar behöver involveras tidigt i förändringsarbetet. I projektet hade de inte alltid varit med i idéfasen. När förslagen senare presenterades uppstod därför frågor om varför förändringen behövdes.

– Om chefer i verksamheten inte varit med och utvecklat idéerna blir det svårare för dem att ta ansvar för förändringen.

Forskarna såg också att förändringar ofta fungerar bättre när de införs stegvis.

– Att sakta ner processen kan ibland göra förändring möjlig. Organisationer behöver tid för att anpassa sig.

Stöd från högsta ledningen avgörande

Studien visar också att stöd från organisationens högsta ledning är avgörande för större förändringar.

– Systemförändringar kräver stöd högst upp i organisationen. Annars riskerar även bra idéer att fastna på vägen, säger Yashar Mahmud.